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Impulse für die Praxis, Lesetipps

Getting Things Done® – von David Allen

In den letzten Wochen und Monaten musste ich – gefühlt – mehr Dinge unter einen Hut bekommen als üblicherweise, denn ich plane gerade über den Landweg nach Taiwan zu reisen, d.h. Zugtickets, Hotels, Visa, Impfungen, letzte Gesundheits-Check-Ups, Pausieren vom Fitnessstudio-Mitgliedsvertrag, Kündigung vom Mobilfunkvertrag, Übergaben auf Arbeit organisieren u.s.w.u.s.f. Die Pläne werden nun zwar vom Coronavirus durchkreuzt – nichtsdestotrotz möchte ich euch verraten, was mir beim Planen geholfen hat: Die Getting Things Done® Methode von David Allen.

getting-things-done-david-allenDie Methode (wunderbar im Buch Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity„, David Allen, Penguin Books 2015 nachzulesen – in diesem Blogartikel vereinfacht dargestellt / ich bin keine zertifizierte GTD® Trainerin) hilft den Kopf wieder frei zu bekommen und Aufgaben nacheinandern umzusetzen. Wie? Es sind ein paar simple Schritte:

  1. Sammeln: Alle Aufgaben, To Dos, Gedanken, Ideen, „Zeug“ – eben einfach alles – sollte in EINEM System festgehalten werden (z.B. in einer Inbox-Liste). Also, alles raus aus dem Kopf und rein in eine erste Liste.
  2. Verarbeiten:  Ich gehe das Verarbeiten der Inbox-Liste in den eigenen eher leistungsschwachen Tagesphasen (beispielsweise im Mittagstief) an. Hier werfe ich einen Blick auf die Sammlung aus Schritt 1 – Punkt für Punkt und

… hake Erledigtes ab,

und bei den weiteren To Dos überlege ich „Muss/will ich damit etwas machen?“

Alles, was keine Handlung von mir bedarf: Ablage, Müll, auf eine „Irgendwann-mal“-Liste oder eine Erinnerung zur Wiedervorlage einstellen

Alles, was eine Handlung von mir bedarf:

… lege ich entweder als Projekt mit gewünschtem Ergebnis an (ein Projekt beinhaltet mehrere Schritte, das gewünschte Ergebnis dient als positiver Ankerpunkt und Wegweiser)

… oder halte ich als nächsten Schritt fest (d.h. als konkret sichtbare Aktivität, die man unternimmt; bei der Formulierung gern ein Verb einflechten), z.B. „Schreiben zur Pausierung eines Mitgliedvertrages auf Arbeit unterzeichnen lassen und abschicken“

… alles unter 2 Minuten einfach MACHEN

… Termine wandern in den Kalender

… wenn ich etwas deligiere und auf eine Rückmeldung warte oder die Erledigung der Aufgabe nachverfolgen möchte, pflege ich dies entsprechend in eine Liste „Warten auf“ oder stelle eine Erinnerung („hier sollte das Dokument XYZ zurückkommen“) ein.

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3. Organisieren: Die Elemente werden nach dem Durcharbeiten in verschiedene Listen (Erklärungen und Vorschläge siehe unten) einsortiert. Alles kommt also aus der Inbox-Liste raus in spezifischere Listen.

4. Durchsehen: Hier einen regelmäßigen Blick auf die offenen Aufgaben werfen. So bleibt das System aktuell und gepflegt.

5. Erledigen: Gemäß der eigenen Kapazitäten und dem Eisenhower-Prinzip entscheiden Was ist dringend und wichtig? Ich empfehle auch: Tagesplanung (eher am Ende des Arbeitstages den nächsten Tag planen) und einen Wochenrücklick als feste Routine einführen. Noch von der guten „Frog List“ habe ich den Tipp übernommen – max. 3 dicke Frösche am Tag und am besten den dicksten gleich zu Beginn („f it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.“ – Mark Twain).

Listen bei GTD

Bereits bei den 5 Schritten habe ich erwähnt, dass die Getting Things Done® Methode auf verschiedene Listen setzt:

  • wunderlistProjektliste – hier werden alle Projekte (also Aufgaben, die mehr als nur einen nächsten Schritt beinhalten) mit gewünschten Ergebnissen festgehalten
  • Nächste-Schritte-Listen sortiert nach Kontexten: Diese Idee empfinde ich persönlich als wahrhaft unterschiedlich zu anderen Konzepten. Dabei werden die oben beschriebenen „Nächste Schritte“ in einzelne Kontextlisten sortiert. David Allen empfiehlt, diese Liste nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen, z.B. Telefon, unterwegs, E-Mail. Ich habe beispielsweise auch Listen wie druck&scan, hören und einkaufen. Sobald ich also einmal etwas drucke – erledige ich direkt alle Druckereien und scanne parallel. Es ist so simpel und doch für mich doch ein großer Gewinn (p.s.: Vor allem die Telefonliste. Ich bin keine Telefonista, aber ist das erste Gespräch erst geführt, lassen sich alle weiteren ganz leicht anschließen).
  • Warten-auf-Liste: Es gibt Aufgaben, die können wir deligieren und müssen/sollen dennoch im Blick behalten, ob diese tatsächlich erledigt wurden. Bei anderen Aufgaben brauche ich noch Informationen, Dokumente oder stelle Fragen – auch hier muss ich auf Rückmeldung warten. Das halte ich in dieser Warte-auf-Liste fest (meist mit einem Reminder an einem spezifischen Datum).
  • Irgendwann-Mal: Hier landet alles an Ideen und Gedanken, was nicht sofort umgesetzt werden kann, aber auch nicht verloren gehen soll. Wichtig: Auch diese Liste sollte immer wieder organisiert werden. Veraltete Ideen und Gedanken sollten in den Mülleimer wandern, ggf. können einzelne Punkte als Reminder im Kalender festgesetzt werden. Diese Liste soll nicht irgendwann zum Fluch werden!
  • Referenzmaterial: Entweder können zu einzelnen Aufgaben oder nur zu Projekten Materialien gesammelt werden. Das System sollte eine schnelle (und ggf. auch spaßige) Ablage von Materialien ermöglichen. Hier habe ich tatsächlich unterschiedliche Systeme: Manchmal Projektordner, manchmal Reisemappen mit Unterlagen oder Kisten mit Materialsammlungen – von analog bis digital ist alles dabei.

Na, habt ihr Lust das ganze Mal auszuprobieren? Wie ihr in dem kleinen Beispiel im Screenshot seht, habe ich auch eigene „Kontexte“ z.B. „Letzte Tage in Berlin“ hinzugefügt. Denn: Meine To-Do-Liste soll MIR helfen und nicht einem System entsprechen.

Für die Umsetzung von GTD® gibt wahnsinnig viele Helferlein. Ich habe jahrelang wunderlist benutzt – diese App wird leider demnächst abgeschaltet. Mir wurden evernote, onenote und todoist als Alternativen empfohlen. Für mich ist es wichtig, ein gleiches System mit meinem Partner und mit der Arbeit zu nutzen, um Listen teilen und gemeinsam führen zu können (z.B. Einkaufslisten oder Projektlisten). Daher ist bei mir noch keine finale Entscheidung für ein neues Tool gefallen. Was nutzt ihr? Oder seid ihr vielleicht analog unterwegs?

Ich freue mich über Feedback und Kommentare.

Schaut auch mal auf Youtube, da gibt es viele Videos:

2 Gedanken zu „Getting Things Done® – von David Allen“

  1. Hello Desi. Ein witziger Zufall. „Übe“ seit 1 Woche GTD. Erster Aha-Effekt: erstaunlich wie viele Aufgaben/Ideen/ToDos im Hinterkopf laufen. Die Liste ist lang 😉…Ich bin gespannt.
    Den Hinweis auf den Frosch finde sehr hilfreich. . Schmeckt nicht, macht aber Laune. Viel Erfolg! Sebastian

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    1. Lieber Sebastian, das Aufschreiben aller Aufgaben/ToDos/Ideen habe ich mir schon seit einer gewissen Zeit „antrainiert“. Da ich dies immer digital mache, frage ich mich nur manchmal, wie unhöflich der plötzliche Griff zum Telefon erscheint… Es gibt übrigens auch noch die „Regel“, wenn man etwas 66 Tage lang macht, wird es zur Routine… Also dann: Erstmal durchhalten! Viel Erfolg & Spaß! Desiree

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